せっかく採用連絡をもらったアルバイトも、条件が合わなくなったり、他社の採用を優先したいといった理由で、アルバイトの採用を断らないといけないことがあります。本記事では、アルバイト採用の断り方・辞退の方法を詳しく解説していきます。アルバイトの採用が断りづらくて悩んでいるという方は、ぜひ参考にしてください。
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バイト採用を断ることは「よくあること」
アルバイトに限らず、求人に応募をする際、複数の求人に応募し面接を受けてみて、仕事の話を聞いてみてから働くかどうかを決めることは、効率よく自分に合ったバイト先を探すために多くの方が行っていることです。
採用担当者にとっては残念なことですが、応募者が辞退することは想定の範囲内であり、辞退されたからといってもそれほど気にすることはなく、すぐに次の候補者を探します。想定されているとはいえ、辞退の意思があればすぐに連絡をしないと、会社やお店にも迷惑がかかります。
申し訳ないと変に気負ってしまい、辞退の連絡をせずに逃げてしまうのではなく、きちんと意志を伝えることが大切です。せっかく面接などの対応をしてもらっているので、辞退する場合も誠意を持って行いましょう。
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バイトを丁寧に断るポイント
採用担当者にも丁寧に辞退の意志を伝えることで、スムーズに誠意をもって採用を辞退することができます。
事情を伝えて待ってもらう
まずは、辞退ではなく、バイトを決定していないときの対応です。電話連絡や面接の場で、採用を伝えられその返事を聞かれた場合などは、「○日に別の面接の予定があり、どちらのお話も伺った上で決めたいと思っています」といったように、きちんと自分自身の予定と意志を伝えれば失礼ではありません。
上述したように、いくつかのアルバイトに応募していることは珍しいことではありません。むしろ、そうやってスケジュールを立てて決めようとしている姿や、意見をはっきりと伝えられる姿は、採用担当者も自立した人間性を見ることができるので、好印象につながるでしょう。
辞退はなるべく早く連絡する
アルバイトの採用を辞退したいと思ったのなら、すぐにでも辞退の連絡をすることが大切です。半日でも1日でも早く、連絡をするようにしましょう。
アルバイト募集をしている企業は、アルバイトの採用を決めれば、それに合わせて他の応募者を不採用にしたり、募集広告をストップすることもあるでしょう。また、入社に向けた準備を進めています。研修の準備やシフト調整などの予定を立てはじめていることもあるので、辞退の連絡を先延ばしにしていると、応募先の会社に迷惑をかけます。そのため、辞退の連絡はなるべく早く連絡することが大切なポイントになります。そうすることで、応募先への迷惑も最小限に抑えられるため、スムーズに辞退することができます。
事情を伝える
次は、事情を伝えるということです。アルバイトの採用を辞退するには、以下のような事例があると思います。
- 別のアルバイト先が決まった
- 学校や生活の事情が変化してしまった
辞退の理由としては、このような事情を率直に伝えましょう。これは、よくある理由ですので、変に並行していくつかの選考を受けていたことを隠す必要はありません。
また、それ以外の理由として、面接の際に店長との馬が合わなかったことや、他のアルバイトスタッフとの雰囲気が合わなかったことなどの理由もあるかと思います。しかし、そういったネガティブな要因があったとしても、採用担当者には伝えずに辞退した方が、スムーズにやり取りを終えれますし、余計な遺恨も残りません。
謝罪の意思を伝える
最後に、謝罪の意思を伝えるということです。アルバイト採用の辞退の旨を伝える際は、しっかりと謝罪の意思を伝えることで、相手の印象も悪くなりません。
アルバイトの採用は、応募から面接に加えて、応募者との連絡にも時間を割いて行っています。もちろん、採用担当者も仕事として面接などをやっていますが「自分のために時間を割いてもらった」という謝罪を伝えて辞退の連絡をすることで、印象も良く連絡をすることができるでしょう。
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バイトの採用連絡の断り方・テンプレート
次に、バイトの採用連絡の断り方・テンプレートを紹介します。辞退の連絡は、電話かメールになりますので、この2パターンの断り方を解説していきます。
電話での断り方
まずは、電話での断り方についてです。最初に、採用担当者につながった場合の例文を紹介します。
次に、採用担当者が不在だった場合の対応を紹介します。架電をして採用担当者が不在だった場合は「担当の〇〇様は何時ごろお戻りになりますか」と確認をしておきます。
その時間帯に再度電話をして、採用担当者に繋がれば、上記の例文から辞退の意志を伝えます。もしこの時も不在だった場合は、電話口に出た方に「採用辞退」の旨を伝えましょう。
このように、電話で丁寧な対応をすることによって、相手への印象を損ねることなく、スムーズに辞退をすることができます。最後に、「お手数をおかけしました」などの言葉を入れるとよいでしょう。相手のことを気遣う内容を伝えられると、よりスマートな辞退連絡となります。
メールでの断り方
次は、メールでの断り方についてです。
アルバイトの採用の辞退は、電話連絡が最適です。しかし、アルバイトの応募後から面接の連絡、採用連絡までがすべてメールで行われている場合はメールの連絡が良いでしょう。その他にも、電話をしてもつながらない場合や、すぐに電話ができる状況でない場合も、メール連絡での対応でもかまいません。
会社やお店によっては、LINE連絡を採用している職場もあります。こちらも同様に、採用の連絡方法がすべてLINEのみであればLINEでの辞退連絡で問題ありません。
もしも、メールやLINEで連絡した後に会社からの返事が1日以上来なければ、電話連絡をするか、メールやLINEで再度連絡をしておきましょう。
メールの例文は以下のとおりです。LINEでの対応の場合もこちらの文面を参考にしてみてください。
件名：
アルバイト採用辞退のご連絡【自分の姓名】
本文：
店名や会社名
採用担当者様（氏名がわかる場合は記載する）
お忙しいところ恐れ入ります。
先日面接をしていただいた◯◯と申します。
せっかく採用のご連絡をいただきましたが、〈辞退の理由〉。そのため、この度は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考をしていただいたにも関わらず辞退することになり、大変申し訳ごさいません。何卒、ご理解いただけますと幸いでございます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。失礼いたします。
氏名（フルネーム）
住所
電話番号
メールアドレス
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以上が例文になります。少しかしこまった形式にも見えますが、メールであればこれくらい丁寧でも問題ありません。メールでも、電話と同じように「せっかく対応していただいたのに、申し訳ありません」というニュアンスを入れることがポイントです。
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